Граф Щайн за това как да се научим да управляваме ефективно времето си

Ефективно управляване на времето.

Граф Щайн за това как да се научим да управляваме ефективно времето си

Photo: geocon.bg
Author: geocon.bg

-Здравей, Граф Щайн!
-Днес ще си говорим много за едно умение, което ако всеки от нас е усвоил добре ще ни спести много главоболия в личен и професионален план. Поканихме отново Граф Щайн, за да ни сподели опита си при ефективно управляване на времето, така че да не се стига до синдром на преумората.

-Здравейте, щастлив съм, че имам възможност да отговоря на въпрос, който е изключително обширен. Забелязвате ли, че хората около нас постоянно казват, че нямат време толкова много съм зает.
Ще започна с едни думи на Толстой: „ Двете най-силни воини са търпение и време“.
Сега ще се опитам да дефинирам тези две думи, които ще ни отведат до отговора на темата ни днес.
Търпение – търпение е първото умение, с което трябва да се въоръжим още от ранна възраст, ако искаме да се научим да управляваме ефективно времето си. То е като ядро на система, при която ако отсъства тя в един момент ще рухне. Търпение означава да сме спокойни и сдържани дори при непредвидени обстоятелства.
А сега какво е по дефиниция време? С времето измерваме продължителността на събитията в живота си. Накратко казано, за двете понятия, за да се научим да ходим трябва първо да пълзим, или въоръжаваме се с търпение, което в бъдещ момент ни дава самоконтрол, който прилагаме при вземане на решения в кратък срок.
Ето, че без търпение, няма самоконтрол, а без него няма ефективно управление!

-Можеш ли да кажеш, че към настоящ момент си усвоил тези две качества?
-Да, научих се, че за да бъда добър съпруг, баща, приятел, специалист и екипен играч, то аз трябва преди това да се въздържам, устоявам и проявявам търпение, което превърнах в ежедневен двигател в отношенията си. От опит ще споделя, че човек трябва първо да се научи да управлява личното си време, а след това и професионалното.

Как планираш времето си?
-Дълбоката истина, е че колкото и клиширано да звучи, времето е пари. Трябва да умеем да го разпределяме по правилния начин, за да се чувстваме удовлетворени и същевременно пълноценни. Когато отида на работа първото нещо, което правя е да погледна седмичният си план със задачи и да започна една по една да ги разрешавам. Това понякога изисква фокусиране върху най-малките детайли, които не биват да бъдат пропускани. Искам да дам пример с повечето хора, които започват няколко неща наведнъж и никога не ги довършват. Това е пилеене на време и ресурси.
Правилният подход е да започнем от началото и да завършим задачата, след което да преминем към следващата. Винаги довършвайте една задача до край!

-Ако нямаме време за всички задачи как да действаме?
-Много е просто. Когато нямаме време означава, че проблема е в нас и ние не сме успели правилно да разпределим времето си. В това се крие загадката как да успяваме, така че да ни стига без да се налага да изоставаме от плана си.
Ще ви разкрия много лесен метод, който много от вас знаят, но не го прилагат. За да бъдат лесно изпълними целите, които сме си поставили първо трябва ясно да сме ги определили, след което раздробили на подцели. Достатъчно е за всяка една цел да посочим времето, което ни е необходимо, за да я осъществим и след това да действаме.
Когато трябва да се обадим на 10 клиента до 11:00 часа ние трябва веднага да започнем да звъним, защото във всеки един момент, в който отгаламе това ние губим времето си, доказваме на мениджъра си, че не може да ни се има доверие и пропускаме ценни клиенти.
Това ли искаме?

-Граф Щайн, кои са качествата, които са ти помогнали в това да управляваш времето си ефективно?
-Считам, че най-ценните качества, които притежавам са отговорност и последователност. Когато естеството на работата изисква да работим в екип, трябва да забравим за нашите убеждения и егоцентризъм, за да отстъпим място на отговорността и последователността, които са решаващи при екипната работа. Спазването на крайните срокове е много сериозен проблем в много екипи, а резултатите не винаги са задоволителни. В такъв случай е необходимо да подходим с търпение и доверие към хората, с които работим. Следвайки последователността при изпълнението на малките цели, ние ще достигнем до най-високата.

Ето и няколко последователни стъпки, в които можете да разрешите максимално повече задачи за времето, в което сте ги планирали:

  1. Винаги имайте под ръка съставен план (таблица или изброен списък)
  2. Планирайте времето за всяка една задача в часове, дни и месеци
  3. Сложете краен срок за приключване на задачите
  4. Използвайте часовник, когато работите върху краткосрочни задачи
  5. Делегирайте задачите между екипите, с които работите
  6. Изключете страничните фактори, които биха изместили фокуса ви върху целта (излишен шум)
  7. Назначете отговорник, който да следи и координира работата на екипа
  8. Избягвайте отлагането на трудните задачи, а стартирайте с тях.

-Граф Щайн, има ли непостижими цели, независимо от срока им на изпълнение?
-Не, има неправилно дефинирани цели. Планирането на действията предварително водят до постигане на реални резултати, колкото и трудни да изглеждат. Важно е всеки от нас да управлява страха си от правенето на трудни неща, като осъзнаем, че той е много по-лош от всякакви възможни негативни резултати.

-За финал, какво би посъветвал читателите ни, на които им е трудно да управляват времето си ефективно?
-Един полезен съвет как да елиминират загубата на време така, че да бъдат по-продуктивни в срокове е да се научат да планират добре ежедневните си задачи, така че да бъдат фокусирани и да не отлагат момента на старта им.
Препоръчително е в края на деня да си зададат тези въпроси: Какво свърших днес и колко време ми отне? Успях ли да бъда полезен на себе си и на хората около мен? Ако отговорите са ДА, то тогава може да считате, че сте усвоили как да управлявате времето си ефективно.


error: Content is protected !!