Как да създадете перфектният работен график за Вашия екип?

Графици.

Как да създадете перфектният работен график за Вашия екип?

Author: geocon.bg

Перфектният работен график е нещото, към което много мениджъри се стремят. За съжаление, малцина действително го постигат. Това е така въпреки факта, че технологията прави по-лесно от всякога автоматизирането на процеса при изготвяне на графици.

Независимо дали използвате онлайн приложения за график, имате свои собствени инструменти като Excel или разчитате на стария метод “писалка и хартия”, има някои важни моменти, които да имате предвид, ако служителите Ви работят на смени.

Разпределяйте правилно служителите си за смените

Познаването на Вашия екип е може би най-основната част от създаването на работен график. Уверете се, че разполагате с достатъчно хора, които да покрият всяка смяна. Защо знанието на екипа Ви е толкова важно?
Наистина, познавайки членовете на екипа си, Ви дава свободата и гъвкавостта да смесвате умения, силни страни, слабости и типове, за да сте гъвкави към всяка една промяна в непредвидени ситуации. За да улесните този процес, препоръчваме да направите електронен списък в съответното онлайн приложение или програма за график, който да включва:
Името на служителя.
• Образование.
• Съответни умения.
• Сертификати.
• Статус на пълно или непълно работно време.
• Ограничения за извънреден труд.
• Други бележки, които може да намерите полезни.

По този начин, когато се опитвате да съставите графика, можете да погледнете списъка си, за да намерите подходящия служител, вместо да се опитвате да разчитате на паметта си.
След това, ако по време на процеса на работа някой от служителите Ви придобие допълнителна професионална квалификация, можете да я добавите в списъка си.

Планирайте смени винаги на служители с малък и с голям опит в компанията

Всички знаем кои са най-добрите ни служители. Ако не го направите, е време да направите списък, както споменахме по-горе. Помислете за качества като ефективност, приспособимост, опит и колко добре работят с другите. Щом разполагате с Вашия списък, планирайте смени около служителите, които са най-подходящи за това конкретно време. Целта е, новите служители и тези с по-малко трудов стаж в компанията да бъдат планирани за времето, в което не е натоварено.
Опитният служител може бързо да подобри качеството на смяната, защото други, по-малко опитни служители гледат, учат и достигат до по-високите стандарти с по-бавно темпо.
Смесването на някои от най-добрите Ви служители с някои от по-новите служители е чудесен начин да се създаде стабилност във всички смени.

Създайте работен график бързо

Изготвянето на нов работен график винаги отнема дълго време. В големи компании, планирането на смени за голям брой служители създава объркване за оператора на график (експерта изготвящ графици). Ето защо е толкова важно да се изведе график възможно най-бързо.
Препоръчваме финализирането и разпространението на графика най-малко две седмици преди края на текущия график. Това дава на служителите Ви достатъчно време, за да насрочат професионалните си ангажименти – корпоративни срещи, търговски презентации, командировки, лични ангажименти и др.

Дайте права на служителите си да участват в планирането на работните смени

Въпросът за планирането, който повечето мениджъри забравят, е, че не са длъжни да извършват всички планирания на смените сами. Предоставяйки на Вашите служители възможност да участват в изготвянето на графика е чудесен начин от една страна да ги ангажирате с част от отговорността, а от друга да им дадете малко повече свобода.
Всичко това може да се осъществи след като позволите на служителите си достъп до непълния график за месеца, в който планирате, да попълнят смените, в които искат да работят, а след това да ги одобрите.
Обмислете да планирате един или два от най-добрите си служители за всяка смяна.
Ако искате да опитате този метод на планиране, разрешете промени за определен период от време (може би два дни), след което приключете графика до външни изменения. И накрая, преминете и направете промени според това, от което се нуждае всяка смяна. Когато всичко е завършено до Ваше удовлетворение, предоставете програмата с графика отново на разположение на всички.

Нека служителите да намерят свои собствени заместници

Възлагане на отговорност у служителите, да намерят свои заместници, за да покрият смяната си, когато не могат да работят, е друг начин, по който можете да намалите собственото си натоварване
Вместо да изискате от служителя да Ви звънне, за да каже, че няма да дойде днес, той може да изпрати известие, което да информира всички, че е болен и че има нужда от заместник. Изграждането на комуникационна система в компанията ще подобри информационния поток и общуването на ниво служители- ръководство и служители-служители.

Другите служители, които желаят да поемат конкретната смяна на болния служител, могат да отговорят еднакво бързо. Нещо, което може да отнеме един час или повече и безброй телефонни обаждания от Ваша страна, сега може да приключи в рамките на няколко минути. Това означава, че винаги трябва да имате насоки, за да сте сигурни, че нещата не изчезват и неблагоприятно ще повлияят на Вашия бизнес.

Първо, уверете се, че всички знаят, че всички решения трябва да бъдат одобрени от Вас, управителя или Ваш заместник и че нищо не е окончателно, докато не го направите.
Важно е заместването на някой да става така, че заместващият служител да е свършил предишната си работа ефективно и това да не попречи на качеството му на работа по заместване.
Изискването да намерят свои собствени заместници е чудесен начин да повиши чувството на отговорност у вашите служители. Освен това тя помага на служителите да се чувстват ангажирани в бизнеса и да мислят за това, което е свързано с процеса на планиране.

Съхранявайте винаги резервно копие (Backup) на съществуващия архив

Въпреки че разполагате с копие на изготвения график, който описва броя служители, които са на разположение да работят в кратък срок, може да се нуждаете от резервно копие на този архив или от план С към вашия план Б.
Понякога може да възникнат извънредни ситуации или грешни корекции в графика, както и изтриване на съществуващ, затова с резервното копие ще си гарантирате, че разполагате с първоначално изготвения и одобрен от Вас график.

Използвайте най-добрият инструмент за работа
Създаването на работен график с неправилните инструменти, могат да предизвикат грешки и законови нарушения.
Инструментите за изготвяне на графици, могат да рационализират процеса на планиране в сравнение с класическите методи за писане на хартия.
Най-масово използваните инструменти са таблиците и безплатните онлайн версии на Word и Excel (напр. Google Docs and Sheets), с които си служат по-малките компании.

Най-добрият начин да създадете работен график

С GeoConPlanExpert можете да създадете перфектен работен график за Вашия екип, тъй като е пригоден за всяка сфера на бизнес.
График.
Софтуерът за графици разполага с комбинация от различни функции за отчетност и планиране на работното време, персонална информация на служителите, допълнителен Web модул, който дава определени права на служителите, като част от тях могат да бъдат – заявяване на желания за отпуски, други отсъствия, както и планиране на смени, за което по-горе в статията говорихме.
Правилните инструменти могат да направят работата по-лесна и по-бърза.
Вече перфектният работен график не е мисия невъзможна. Следвайте я!

Изпратете запитване


error: Content is protected !!