Бързи стъпки в правенето на графици с GeoCon PlanExpert

Бързи стъпки в правенето на графици с PlanExpert

Бързи стъпки в правенето на графици с GeoCon PlanExpert

Photo: geocon.bg

Първа стъпка | Регистрация и вход в GeoCon PlanExpert

Стартираме работа с програмата като се регистрираме в нея с потребителско име и парола, предоставени ни от администратора. По този начин ще посочим на софтуера кой е потребителя, който ще работи с нея и какви промени ще бъдат извършени в последствие. За целта могат да се изваждат справки.


В PlanExpert всеки потребител има различни нива на достъп, предоставени му от администратора (Фигура 1.).
Вход в софтуер за графици - GeoCon PlanExpert
Фигура 1. Вход в GeoCon PlanExpert

Втора стъпка | Създаване на структура на организацията в PlanExpert

След като сме се регистрирали в програмата е необходимо да направим структура на организацията ни. Това се осъществява чрез определена функция, където имаме възможност да изберем съществуваща структура на организацията или да създадем такава с подразделения, например „Медицински център“ – „Първо отделение“, „Второ отделение“ и т.н.
GeoCon PlanExpert - Създаване на подразделение „Медицински център“ и „Първо отделение“ на организация.
Фигура 2. Създаване на подразделение „Медицински център“ и „Първо отделение“ на организация

Трета стъпка | Въвеждане на информация за персонал

За да създадем графици на служителите ни е необходимо да сме въвели персонална информация в програмата за всеки един от тях. Трябва да се попълнят името на служителя, персонален №, длъжност, квалификация, дата на постъпване, дата на напускане (по желание), отдел/ потoтдел, адресни данни, работен график – работен модел, норма график, работни смени. Ако искаме можем и да зададем цикъл на работната седмица (Фигура 3.).
Въвеждане на персонални данни за служител.
Фигура 3. Въвеждане на персонални данни за служител

Както вече споменахме, можем да създаваме цикли, които представляват повтарящи се във времето работни смени на даден служител (например, първа, втора смяна, почивка, почивка).
Създаване на цикъл /модел на смените за работа/
Фигура 4. Създаване на цикъл /модел на смените за работа/

Четвърта стъпка | Създаване на проекто – график

В GeoCon PlanExpert има две основни нива на планиране на графика:
• проекто – график;
• реален график.
След като сме създали организационната структура, подразделения и отделения и сме попълнили информацията за служителите ни , можем да пристъпим към планиране на смени в проекто графика (началният график). Преди началото на месеца се създава проекто – график, който е съобразен с желанията на служителите. Още преди да започнем да нанасяме смени на служителите си е важно да определим периода/месеца, за който ще планираме работни смени.
 Проекто–график за месец април 2018 г. в PlanExpert
Фигура 5. Проекто–график за месец април 2018 г. в GeoCon PlanExpert
Проекто – графика трябва да е съобразен с изискванията за персонал, броят квалификации на персонала, индивидуални желания на служителите, план на отпуските, месечно работно салдо, предварително планиране на празници (Националният празник на РБ – 3 март, републикански празник – Великден и т.н.) и рамките на трудовия договор.

На фигура 5. имаме примерен проекто – график за месец април, който е съобразен с изискванията за персонала и републиканския празник. В началния график сме въвели смените на служителите ръчно в квадратчетата и е време преди да преминем към реален график да проверим дали е коректен спрямо трудовите изисквания.

Това се осъществява чрез определена функция в програмата, при която се визуализират в червено трудовите нарушения или могат да се разпечатат.
След като сме направили проверката, можем да разпечатаме началния график, за да го предадем за одобрение от отговорните лица.

Пета стъпка | Преминаване към реален график в PlanExpert

Когато сме готови с проекто – графика, можем да преминем към реален график като заключим началния в програмата и автоматично се отвори новия изглед. В етап реален нанасяме промените, които са настъпили и отразяваме как реално е бил изработен месеца. Можем да нанасяме промени върху смените, както при тяхното планиране в началния изглед. Необходимо е да следим данните от сумарните колони – салдото на служителите да бъде равно или близо до 0.
Геокон Планексперт - Проекто-график – Реален график / разлики
Фигура 6. Проекто-график – Реален график / разлики
На фигура 6. са отразени разликите между началния и реален график на служителите за месец април и настъпилите промени, маркирани в червено, за които споменахме по-горе. За служителката Камелия Тодорова предварително сме планирали първа смяна от 24 април до 28 април 2018г. , но тя внезапно се е разболяла и в долния ред на графика ѝ ще видим отразените промени с абревиатура Б – болничен.

За служителката Светлана Красимирова в началния график сме планирали първи смени за 25.04.2018 и 26.04.2018, но в реалният график се е наложило да й променим смените и тя ще бъде втора смяна и двата дни. Тази промяна по никакъв начин не се отразя на нормата за деня от 8 часа.
Тази функция за разлики на графиците ни дава възможност по-лесно да проследим промените, които са настъпили след първоначалното планиране на графика и събитията след това и дали е настъпила промяна в изчисление на нормата на служителите.
След като са нанесени промените в реалния график и той е одобрен от ръководителя на Човешки ресурси или друго отговорно лице, можем да го разпечатаме.

Шеста стъпка | Експорт към ТРЗ софтуер

След разпечатката на реалния график и на някои форми, например Форма 76 можем да направим експорт на графика към ТРЗ софтуер.

График – Форма 76.
Фигура 7. График – Форма 76.
Интегрирането на PlanExpert с ТРЗ софтуер става след като първо в двата софтуера са уеднаквени абревиатурите на смените отсъствията и/или перата. Необходимо условие е всеки от служителите да притежава свой уникален код /ЕГН или персонален номер/.
Тази информация ще е необходима на специалистите, за да изчислят автоматично заплатите на служителите.
Това бяха само 6 основни при изработването на графици с GeoCon PlanExpert, като програмата разполага с още много функционалности, които изискват нейното по-задълбочено познаване.
Следвайки тези стъпки ще подобрите цялостно трудовия процес в организацията.

Нашите клиенти успешно оптимизират трудовия си процес с GeoCon PlanExpert, ако искате и Вие да сте сред тях, можете да се свържете с нас!

Изпратете запитване


error: Content is protected !!