7 стратегии за планиране на голям брой персонал на ресторанти

7 Стратегии за планиране на голям брой персонал на ресторанти

7 стратегии за планиране на голям брой персонал на ресторанти

Източник: www.getsling.com

Ако някога сте управлявали голям ресторант, вероятно сте изпитали трудност при изготвяне на грaфиka на служителите си. Опитвали сте се да изработите графика коректно, но честите промени в него са довеждали до грешки и това ви е струвало допълнително време, за да ги отстраните.

Това отчасти се дължи на факта, че все още има големи ресторанти, които разчитат на метода “писалка и хартия” при създаването на графици. Често този метод е неефективен.
Дори използването на компютри в процеса на планиране не е помогнало много. Това е така, защото традиционните методи за планиране – електронни таблици в Excel и електронна поща – са само малки стъпки при метода: писалка и хартия. Те наистина не решават проблемите и всъщност могат да предизвикат още повече.
Но има надежда.

Ефективното и безпроблемно планиране на голям брой служителите за ресторанти е възможно. Преди да разгледаме решението в подробности, нека вникнем по-дълбоко в предизвикателствата, пред които са изправени ресторанти с голям брой служители, когато става дума за график. След това ще разгледаме някои от най-добрите практики, които помагат да се решат тези проблеми.

Предизвикателства при планиране на служителите за ресторанти

Има много предизвикателства, пред които са изправени мениджърите на големите ресторанти. Планирането, споделянето с вашия екип и нестандартните инструменти, които са недостатъчни, са три от най-големите.
Планиране
Писалката и хартията са най-разпространения метод за изработване на работен график, който се използва от едно време до днес. Въпреки че, този метод е традиционен и безплатен, той е и най-неподходящият за използване, защото допълнително усложнява трудовия процес.
Един от основните проблеми при метода “писалка и хартия” е, че е статичен, т.е. когато създавате грaфиka на хартия, той не може да бъде променян без да създадете изцяло нов документ. Разбира се, вероятно имате формуляр, който попълвате, но все пак изисква много време, което би било по-добре да се изразходва другаде, ако току-що сте използвали по-модерен метод.

И нека не забравяме факта, че вероятността за грешки с метода “писалка и хартия” е винаги висока.

Електронни таблици
Въпреки че документ за обработка на текстове и електронна таблица в Excel са базирани на компютри, те всъщност са само малка стъпка от метода на писалката и хартията, на който се основават.
Да, цифровите документи (като електронната таблица на Excel) се променят много по-лесно, когато възникне такава необходимост, но електронната таблица все още се сблъсква с проблеми като разпространението (за които ще говорим по-долу), както и с възможностите за грешки. Дори документите и електронните таблици в облак, като Google Docs и листове, все още притежават много от същите проблеми.

Споделяне с екипа ви
Публикуването на грaфиka на стената отдавна, не означава непременно най-доброто. Можете да публикувате грaфиka където и да сте, но това не гарантира, че всички ваши служители ще го видят и ще могат да ви известят за възникнали конфликти навреме.
И тогава какво се случва, когато трябва да се извършат промени? Вашите служители може да не знаят, че е направен нов график. Как можете да сте сигурни, че всеки го вижда отново?

Можете да изберете да споделите грaфиka по имейл. Да, това е лесен начин да го получи бързо целия персонал, но все още има проблем с преразпределянето му, когато трябва да се извършат промени. Изпращайки няколко версии на грaфиka, вероятността от объркване нараства с всяка нова версия. И тогава има вероятност все повече и повече хора – повечето от вашия персонал да не използват електронна поща често, ако изобщо я използват, например миячката в ресторанта, която не ползва смартфон.

Инструменти, които са недостатъчни
Вече споменахме някои от инструментите, които се използват за обработка на текстове и електронни таблици (включително онлайн версиите на Google Документи и Google Таблици), които са налични за график. Другите опции включват приложения като Google Календар и Microsoft Outlook. Всички тези опции, въпреки че звучат добре на теория, имат тенденция да се провалят, защото не са били програмирани да планират служители.

Най-добрите практики за графици на служители

Истинските предизвикателства са съпътстващото планиране, споделянето и използването на подходящи инструменти, ако следвате няколко добри практики, процесът на планиране ще се подобри.
Вземете в ръце графикa на персонала си
Вашите служители се нуждаят от време, за да се запознат с новия график. И трябва да отделите време за промени. Важно е тогава да получите грaфиka в ръцете си възможно най-бързо. Предлагаме да публикувате грaфиkа най-малко две седмици, преди първите служители да работят.

Това значително ще улесни работата ви.

Опитайте се да използвате програма, която ви позволява да публикувате грaфиka си онлайн, където всеки може да я види. Предимствата на тези програми е, че разполагат само с един документ и графикът е достъпен на всеки 24 часа на ден, 7 дни в седмицата, 365 дни в годината. Освен това, когато правите промени в грaфиka, те веднага се виждат от всички участници. Той намалява от объркване на множество копия на грaфиka.
1. Комуникирайте бързо и лесно със служителите си
Да общувате бързо и лесно с голяма група хора, за да намерите заместници или просто да дадете информация, може да бъде истинско предизвикателство. Както вече споменахме, електронната поща не решава този проблем, защото не всички я използват редовно.

Опитайте се да използвате автоматизиран софтуер за известяване или да използвате възможностите за писане на текстови съобщения и чат, за да достигнете масово до служителите си. Например, изпратете известие или текст, който информира наличността на персонала, така че една промяна да е отворена за определено време. След това, служителите ви могат да ви изпратят текста, за да ви уведомяват дали могат да покрият смяната. Те дори могат да общуват помежду си, за да намерят заместник, без да ви ангажират.

Това е много по-бърз начин на комуникация, отколкото да се опитвате да се свържете с всички индивидуално и наистина да си спестите време за отстраняване на проблема.

Някои графични програми дори ви позволяват да направите това в самата програма. По този начин не е нужно да използвате няколко програми като имейли и текстови съобщения, за да поддържате връзка с вашите служители. Тези вградени функции ще усъвършенстват процеса на планиране. Освен това можете да избегнете проблеми, които може да се появят с прехвърляне на документи или връзки, или друга информация от софтуера за график към софтуера за съобщения.

Програмният софтуер прави всичко това безпроблемно. Това може да означава значителни спестявания във времето в сравнение с използването на множество инструменти за извършване на една и съща работа.

Време, което е по-добре да изразходвате, използвайки управленските си умения, за увеличаване на печалбите, наемане на подходящите хора и т.н.

2. Приемайте заявките за отсъствия и предпочитанията за работа
Приемането на исканията за отсъствия и предпочитанията за работа повишава удовлетвореността на персонала и води до голяма степен до подпомагане на задържането на добрите работници, а както знаем в ресторантьорството има недостиг на кадри.

Можете да рационализирате процеса, като спазвате всички искания за отсъствия и предпочитания за работа на едно място – независимо дали е в папка или на компютъра.
Ефективен начин да направите това е да използвате централен документ в софтуера за график, за да проследявате заявките за предпочитанията на персонала за работа. Дайте им достъп до този документ и след това им изпратете съответните молби.

По този начин всеки работи на един документ, вместо да разпространява информацията тук – там.

Също така е важно да се определят правилата за заявяване на отсъствия. Тези правила трябва да включват начина, по който трябва да се подават заявления, когато служителите могат и не могат да поискат отпуск и до колко време трябва да бъде направено искането. Трябва също така да дефинирате всички правила, които са специфични за бизнеса ви.

След като зададете правилата за заявяване на отпуск, ще трябва да зададете правилата за припокриване на смени, защото тези видове конфликти са неизбежни, особено около празниците.

3. График според професионалните умения на персонала | силни и слаби страни
Служител А би бил най-подходящ за обяд, когато скоростта и ефективността са най-важни. Служител Б би бил най-подходящ за вечеря, когато за вечерята се изисква повече време за подготовка.
Съхранявайте бележки за силните страни и слабостите на вашите служители и не забравяйте да ги включите в изготвянето на грaфиka.

4. Разрешаване на промени
Дори и най-добрият график ще трябва да се промени отново и отново. Появяват се извънредни ситуации и конфликтите между работата и личния живот се разрастват бързо. Заради това е важно да сте гъвкави с промените в грaфиka.
Позволете на служителите си да променят грaфика и ги насърчавайте да намерят заместници, а не просто да казват, че не могат да работят.

5. Използвайте автоматично напомняне
Опитайте да включите приложение за автоматично напомняне, което изпраща текстови съобщения, информиращи служителите за предстояща смяна. Дори изпращането на текст сутринта, напомняйки на всички, че работят този ден, може да предотврати закъснения или неявяване.

Той също ви помага, ако трябва да намерите заместник.

6. Винаги имайте резервно копие
Дори и най-добре обмислената програма може да се срине, затова винаги трябва сте готови с резервно копие на програмата, както и с план Б на действие при нужда от заместване на работник в ресторанта: добре е да разполагате с онлайн диаграма за наличност на персонала, до която имат достъп всичките ви служители.
Ако служител А не се появи или служител Б изведнъж трябва да отиде на лекар, можете да се свържете с всички останали служители в списъка чрез текстово съобщение. Това помага да намалите времето, което трябва да прекарате, за да звъннете на всеки поотделно.

Също така ускорява времето, необходимо на другите служители да се включат за смяната.

7. Използвайте софтуер, който е специфичен за ресторанти с голям брой служители

Софтуерните решения у нас, които ще сложат край на остарелия метод на планиране на служители – „писалка и хартия“ и неефективните електронни таблици са GeoCon PlanProfessional и GeoCon PlanExpert.

Изпратете запитване

Програмите са многофункционални, като в тях може да се създаде структура на организацията ви – ресторанта, да се въведат служители, персонални данни, лесно и полуавтоматично да се изработят графици, отговарящи на трудовото законодателство на страната, да се разпечатва грaфиka, експортира към ТРЗ софтуери и интегрира спрямо вашите бизнес нужди.

Научете още: Как може специализиран софтуер за графици да улесни трудовия процес в ресторантите?


error: Content is protected !!