Топ причини, поради които не трябва да изготвяте работни графици с Excel

Работни графици с таблица в Excel..

Топ причини, поради които не трябва да изготвяте работни графици с Excel

Author: geocon.bg

Все още има много компании у нас, които използват Excel или други електронни таблици при планирането на служителите си.

Електронните таблици са добро решение за много дейности – съхраняване, архивиране и изчисляване на данни, особено когато се занимавате с данни, но планирането на служителите е съвсем различен процес, при който лесно могат да се допуснат грешки при изчисления на работното време на персонала.

В случай, че не сте го разбрали досега, електронните таблици не са оптимално решение за грaфиk на служителите, затова като мениджър или служител, ви е необходим по-оптимален вариант.

Останете с нас, за да разберете причините по-долу, поради които не трябва да изработвате работни графици с Excel.

Отнема много време за планиране на персонала с Excel

Това по същество е най-големият проблем, който възниква при планирането на персонала с помощта на електронни таблици – отнема прекалено дълго време да се изработи грaфикa ръчно.

Тъй като процеса на планиране на служителите, работещи на смени е динамичен и често се налагат промени в последния момент, всяка необходима актуализация усложнява процеса. Така мениджърите и служителите в отдела по Човешки ресурси непрекъснато редактират електронните таблици и изпращат нови към персонала.
Ами, ако забравите да съхраните файла, да направите копие или файла бъде изтрит по погрешка?
Целта е да създадете графиците, като спестите време и избягвате грешки. Планирането с екселска таблица може понякога да има точно обратния ефект.

Липсва автоматизация

Електронните таблици са чудесни за изчисляване на данните, защото можете да въвеждате формули, които ви позволяват автоматично да извършвате изчисления.
Въпреки това, няма формули, които да могат да се справят с тънкостите на работния грaфиk.

Софтуерните решения за управление на работната сила ви позволяват да автоматизирате почти всеки процес. Можете да настроите повтарящи се смени, да получавате автоматично предложения за служители, които могат да покриват свободните смени, да създавате разчетни таблици за заплати и много други.

Работата с електронни таблици не ви предоставя тези екстри.
Всичко трябва да бъде въведено ръчно, което забавя процеса и не помага да се улесни работата ви.

Възникване на грешка | Error

Електронните таблици са обект на човешка грешка. Можете да използвате формули, за да изчислите някои неща, но ако допуснете грешка при написването на формулата, всички ваши данни ще бъдат грешни. И когато разполагате с много информация и тонове формули във вашата електронна таблица, намирането на проблем ще отнеме много време.

И фактът, че трябва да въведете всичко ръчно и постоянно да актуализирате електронните си таблици, прави по-голяма вероятността да допуснете още по-голяма грешка.

Липса на сигнализиране при грешки

Екселската таблица няма да ви уведоми, ако има грешно планирани смени на служителите. Тя няма да ви каже дали имате смяна, която не е покрита от никого .
Ексел няма възможност да ви сигнализира, ако допуснете трудово нарушение, както и да изчислява автоматично, ако не сте му задали правилно формули.

Липса на сериозни аналитични възможности

По същество имате много данни за бизнеса си в електронната таблица, но не ги използвате до пълния им потенциал.
Тази информация може да се използва за прогнозиране на разходите за труд, проследяване на разходите Ви и по принцип да ви помогне да управлявате по-добре бизнеса си. Но е трудно да използвате тези данни, ако все още използвате електронни таблици, за да планирате.

Липса на самообслужване на служителите

Ако имате подходящо приложение за работен график, персоналът може да влезе в програмата и да актуализира наличността си, за да знаете кой е на разположение, когато съставите графика. Знаейки тази информация е от жизненоважно значение за вашия грaфиk, за да се минимизират персоналните грешки.

Какво може да правите със специализиран софтуер за графици, което не го може Ексел или друга електронна таблица:

  • В софтуера за графици може да се изгради структура на компанията и да се въвеждат служителите с техните персонални данни, номера и професионални квалификации.
  • В специализираната програма може да се създават цикли.
  • Програмното решение за графици лесно може да сигнализира при трудово нарушение, защото всички законови изисквания са събрани на едно място и биват актуализирани спрямо новите разпоредби в страната.
  • Повечето приложения за графици са с модерен дизайн и в същото време потребителски ориентирани, така че многобройните функции да бъдат достъпни само с няколко клика и променяни спрямо нуждите им.
  • Програмите за работни графици дават възможност след предоставени права на служителите, сами да си изготвят графиците, да извършват промени, да заявяват желания за отсъствия, работейки върху един файл, който пази цялата информация с техните действия.
  • Справка на готовия график може да бъде направена само с един клик.

Останалите функции и предимства на софтуер за графици в сравнение с график, изработен с Excel можете да прочетете тук.

Изпратете запитване


error: Content is protected !!