Спестете време на вашия HR при планиране на работното време на персонала

Спестете време на вашия HR при планиране на работното време на персонала

Спестете време на вашия HR при планиране на работното време на персонала

Photo: Pixabay.com
Author: geocon.bg

Отново настъпи момента, в който трябва да изпълните едно от задълженията на вашия мениджър – да съставите работен график за служителите.

Започнахте месечният график с обичайния шаблон на Excel, като и този път знаете, че вероятността да допуснете грешка е огромна.
Вашето време е ценно. Не го губете в начина, по който планирате и организирате смените за служителите.

Може би причината, е че използвате грешен инструмент за планиране на персонала❓

Вижте: Топ причини, поради които не трябва да изготвяте работни графици с Excel

Използвате ли софтуер за работен график? Останете, за да разберете как може да спестите време на вашия HR при планирането на персонала.

1.Използвайте шаблони и функции за копиране

Повечето приложения за планиране на смени имат някакъв шаблон.
Дори ако графикът Ви се промени значително от седмица за седмица, вие трябва да имате готовност да промените смените по най-бързият начин. Използвате ли функция за копиране на графика?

Функцията за копиране ще ви позволи бързо да прехвърлите седмица или месец и да въвеждате същите служители и смени без да губите време.

Шаблон за копиране на работен график

2. Дайте права на служителите си

Създаването на график не изисква толкова време, ако споделите отговорността за съставянето му. Най-новите системи за планиране на служителите ще ви помогнат да ги упълномощите да заявят желаните от тях смени и отсъствия, които вие или вашият HR трябва да одобри.

User name - достъп и права на потребители в програма
Позволете на служителите сами да актуализират наличността си в графика и да извършват промени в него, като им дадете повече права в програмата за графици.

Обикновено, много време отнема да се проследят отсъствията в графика, ако няма автоматизиран начин.
Затрудненията обикновено започват със строги изисквания за одобрение. Хартиените графици и електронни таблици и други носители не са лесно достъпни навсякъде, по всяко време и на което и да е устройство и не поддържат обща база. Това допълнително забавя работата на проверяващия графика и на този, който трябва да го одобри.

3. Създаване на централен хъб за комуникация

Опитвате ли се да поддържате комуникация с вашите служители по имейл?
HR експертът губи много време, проследявайки ръчно дали някой от екипа отсъства. Когато някой служител е болничен, той трябва да знае кой може да го замести. Това може да се осъществи лесно, ако има бърз комуникационен канал.

Повечето инструменти за график също имат функции за съобщения и дискусионни платформи за всички видове разговори.
Както добре знаете, създаването на график е само половината от работата.
След създаването му, трябва да можете да го обсъждате с всичките си служители.
Възползвайте се от автоматичните функции за комуникация и известяване в инструмента си за планиране и отчитане на работното време (Графика 1.).

Изпращане на индивидуален график на служител по имейл в GeoCon PlanExpert

Графика 1. Изпращане на индивидуален график на служител по имейл в GeoCon PlanExpert.
Настройването на известията в програмата ще спести време на екипа ви непрекъснато да проверява кога има промяна в графика. Вместо това те ще бъдат уведомявани по имейл.

Трябва да обмислите създаването на известия и напомняния за вашите служители за събития като:

  • Излизане на нов график
  • Скоро започваща смяната
  • Известие за отсъствие на служител.

Тези известия и напомняния могат да бъдат чрез SMS текстови съобщения, имейли, чат платформа или уеб приложение.
Всичко това зависи от характеристиките на програмният продукт за графици, който фирмата ви използва, за да установи този комуникационен възел.

Защо да прекарате времето си да изпращате всички тези съобщения, ако приложението ви може да го направи автоматично вместо вас?
Използването на програмен продукт за графици и отчитане на работното време ще улесни процеса на планиране на персонала, като спести време за планирането и управлението му.

Готови ли сте да спестите време от изработването на графици за служителите си?
Нуждаете се от помощ при избора на решение?

Изпратете запитване


error: Content is protected !!