Капани при внедряване на софтуер за самообслужване на служителите | Employee Self-Service Software
Photo: geocon.bg
Author: geocon.bg
Софтуерът за самообслужване на служителите – Employee Self-Service Software (ESS) е утвърдена функция на повечето HR системи, чиито потенциални ползи (намалени разходи, по-доброто използване на човешките ресурси, упълномощени служители, подобрено качество на данните и т.н.) със сигурност са познати на повечето организации.
Това е една добре проектирана HR система, която позволява на служителите да извършват самостоятелно определени действия, като индивидуално планиране на смени, преглеждане на плановете, подаване на молби за отпуск, възможност да се следи за тяхното одобрение и др. при определени права предоставени от системния администратор. За служителите това означава повишаване на удобството, а за организациите значителни икономии на разходи.
В Геокон България екип от софтуерни специалисти разработва Web Client в програмата GeoCon PlanExpert, за да отговори на по-горните изисквания за самообслужване на служителите и облекчи работата на HR отделите в различните организации.
Но както при всяко ново нещо, така и при Employee Self-Service софтуера, процесът на въвеждане или усъвършенстване на нещо, което е практически стандартна характеристика на съвременното работно място, все още не е без риск от провал.
В практиката твърде често организациите допускат грешки при изпълнението, които могат да възпрепятстват напредъка и възвръщаемостта на инвестициите, които софтуерът за самообслужване на служителите може да им предостави.
Ще споделим нашия опит с Вас като разкрием най-често срещаните капани при изпълнението на Employee Self-Service софтуер, с които компаниите решили да го използват в работата си, трябва да се запознаят и избегнат.
#Не слушате екипа
Още в началото е препоръчително да включите служителите във всички роли при разработването чрез проучвания, брифинги и фокусни групи. Консултацията с крайните потребители поражда не само ранна ангажираност и ентусиазъм към проекта, но и може да предостави ценна информация на ръководството за това кои функции ще бъдат по-лесно приети и кои не.
Например, ръководството на GeoCon предостави възможност на служителите да тестват Web Client, като всеки един от тях трябваше да изпробва някои от основните функции на модула, като въвеждане на желание за отпуск и нейното одобряване.
Запознайте се с основните функции на Уеб клиента в GeoCon PlanExpert
Консултациите със служителите могат да хвърлят светлина върху техните предпочитания, които ще спомогнат за изграждането на фокусирана стратегия и чувство за “съвместна работа” в цялата организация. По този начин ще се насърчи ранното приемане на софтуера от потребителите.
#Много функционалности за кратък период
За служителите, които не са добре запознати с ползите и принципите от самообслужването, промяната в процеса и метода на работа ще представляват трудност в работата им.
Трябва да се започне бавно със стабилен и устойчив подход на въвеждане на малък брой лесни за приемане функции или процеси като постепенно се увеличат функционалността и сложността на системата, така че да се осигури нормален период на адаптация.
Това, което се препоръча е в началото е да се отдели необходимото време за адаптация на екипа към програмата чрез разполагане на зона за достъп само за четене, където могат да се проверят имената и адресите, така че служителите и мениджърите да могат постепенно да придобият увереност.
#Невъзможност за насърчаване на използването
Дори и опростена системата за самообслужване на служителите няма да бъде достатъчна, за да се приеме от всички. Всъщност, стратегията за внедряване трябва да включва селекция от тактики, предназначени да насърчават използването – някои от тях посочват ползите от новите процеси, а други отслабват или напълно оттеглят предишния начин на работа.
За целта е подходящо да се използват ръководства с инструкции за работа със софтуера, информационен кът и добре информирани потребители, които могат да споделят придобитите знания с новите потребители.
#Недостатъчна комуникация
Още в началото, всяка компания решила да използва софтуер за самообслужване на служителите трябва да насърчи комуникацията между ръководството, разработчиците и потребителите.
Новите потребители на HR системата трябва да имат ясна представа за необходимостта от самообслужване и как да я използват. В този момент важна роля играе ръководството като представи ползите от новото HR софтуерно решение.
Съществува риск, дори най-ентусиазираните и любопитни служители да се откажат от софтуера, ако ръководството не успее да предаде нeговата стойност и значение.
Ранните успехи трябва да бъдат признати, подробно дискутирани и насочени към осигуряване на още повече успехи, особено от страна на по-късните му потребители.
Поддържането на тази стратегия за ангажираност на потребителите ще приведе Employee Self-Service софтуера в ежедневната работа, като създаде солидна основа за бъдещо му разширяване.
# Не измервате резултатите
Като част от определянето на ясни цели за изпълнение, трябва да се изградят системи и показатели за измерване на реализацията и ползите още от ранен етап. Опростените мерки, като например процента на използване в сравнение с броя на служителите или намаляването на повикванията към персонал, могат да помогнат за получаването на първите ползи от изпълнението на софтуера.
Функциониране на самообслужващия софтуер за служителите | ESS
Самообслужването на служителите бързо се превръща в повсеместна функция на работното място и с основание. Според проучване на американската компания за технологични изследвания – Aberdeen Group, организациите със самообслужване са с 41% по-голяма вероятност да постигнат най-добрите резултати в областта на човешките ресурси.
Компаниите трябва да поддържат постоянното разбиране, че служителите ще използват Employee Self Service софтуер и ще предадат ползите на по-голeмите организации като се стремят да избегнат тези и други капани още в началният етап от внедряването на програмата.