5 причини, поради които Вашият бизнес се нуждае от софтуер за графици
Author: geocon.bg
Често, мениджърите са заети с куп дейности и не обръщат внимание на графиците на служителите си, докато не се установи при проверка на ГИТ, че имат нарушения на трудовото законодателство и последват санкции.
Макар че повечето мениджъри на магазини и ресторанти все още използват печатни календари и цифрови електронни таблици(Excel), за да управляват графиците на персонала, появата на нови софтуерни инструменти за отчитане на работното време на служителите прави процеса по-лесен.
Управителят на ресторанта прекарва средно между един и осем часа в седмицата, като създава графици на служителите си, използвайки електронни таблици и печатни издания, според проучване на TimeForge. С нарастването на бизнеса и увеличаването на броя на служителите, проблемите свързани с планирането на графиците могат да усложнят трудовия процес. Броят работни дни в месеца, нормата и предпочитанията на служителите трябва да бъдат взети под внимание при създаването на графици за персонала, а промените в последната минута могат да забавят процеса.
Въпреки че няма съмнение, че софтуерът за изработване на графици е по-скъп от традиционните методи за управление на график, докато писалката и хартията са почти безплатни, в крайна сметка ползите далеч надхвърлят разходите.
Ето пет причини, поради които компаниите трябва да обмислят използването на софтуер за изготвяне на графици
1. Спестяват Ви време
Софтуерът за работен график на служителите автоматизира преди това ръчния процес за операторите на графици, което им спестява значително време.
Операторите на график въвеждат веднъж предпочитанията на всеки служител, а платформите за работно време в облак вземат предвид тези предпочитания всеки път, когато се генерират нови графици за персонала. Ръководството не трябва да се притеснява да си спомни кои касиери не могат да работят в понеделник или кои служители на непълно работно време посещават университет през деня. В резултат на това те могат по-добре да съсредоточат вниманието си върху по-належащи проблеми с управлението
2. Автоматизирани корекции на персонала
Свързването на системите за планиране на работното време към платформите за управление на връзките с клиенти (POS) или управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) дава възможност на компаниите да използват необработени данни за клиентите и да използват тази информация, за да вземат по-добри решения за персонала. Използвайки POS данни, мениджърите могат да видят кога техните магазини или ресторанти са най-натоварени. Интегрираните инструменти за графици отчитат тази информация и безпроблемно коригират смяната на служителите, за да отчетат търсенето на клиентите. Например, ако търговецът на дребно винаги е зает в събота сутрин, системата POS ще заведе тази информация в програмния софтуер и допълнителен служител ще бъде назначен за ранна сутрешна смяна.
3. Индивидуален график
Понякога на служителите се налага да се адаптират към промените в графика в последната минута на смяната. Вместо да поиска мениджъра да наеме друг, който да покрива смяна или да изпрати имейл до целия персонал, за да намери заместител, програмите за отчитане на работното време, дават възможност на служителите да се свързват помежду си.
Комуникационният процес между служителите може да се осъществи чрез разработване на системи и приложения за съобщения. Функциите за индивидуален график позволяват на служителите да направят съответните промени в графика си, да заявяват желания за отсъствия и да бъдат одобрени или неодобрени от мениджъра.
4. Неограничени промени
Една обикновена промяна в седмичния график на персонала може да отнеме часове. Преминавайки от електронни таблици към автоматизиран софтуер, мениджърите могат бързо да генерират напълно нови графици във всеки момент от седмицата. Повечето инструменти за график ще продължат да отчитат предпочитанията на служителите, когато правят корекции в графика и персоналът може да бъде
уведомен автоматично, ако някой служител замести друг.
5. 24/7 достъпност
Не е необичайно служителите да имат въпроси след отпечатването на техните седмични графици. В софтуерните продукти за отчитане на работното време мениджърите предоставят на служителите си възможност да видят графика си по всяко време, ден или нощ. Системите могат да бъдат настроени, така че да уведомят автоматично служителите си по имейл, чрез SMS или чрез известие, когато техните графици са на разположение за преглед всяка седмица. Това намалява броя на обратните и изходящите имейли и телефонни обаждания, които се случват, когато служителите имат въпроси относно часовете за смените. Това също така елиминира шансовете на служител да твърди, че той или тя не знае, че е предвидена определена промяна.
Ако смятате, че Вашият бизнес може да подобри начина, по който планира служителите си, ще Ви хареса тази статия: Как да създадете перфектният работен график за Вашия екип?