Най-добрите начини за управление на работния график на служителите
Photo: Pixabay.com
Author: geocon.bg
Всяка компания, която използва софтуер за планиране на персонала е получила повече от една електронна таблица.
Ръководството знае, че назначаването на служители е от ключово значение, което може да създаде повече проблеми, ако не се прави правилно.
Мениджърите могат да се занимават с изработване на графика, с планиране на смените или пренасочване на един служител от една смяна, в друга, когато е нужно.
Те също могат да срещнат неприязън сред подчинените си, ако е налице извънреден труд.
Оптимизирането на процеса и създаването на подходящи графици изискват окончателно планиране.
Ето и най-добрите начини за управление на работния график на персонала:
-
Създайте списък на персонала.
Пълният списък на служителите се състои от подробна информация за това, кой работи във всеки отдел. Това включва информация като:
-
Имена
-
Роли
-
Информация за връзка
-
Умения и сертификати
-
Определяне на типа работно време
-
Ограничения за извънреден труд, ако има такива
-
Създаване на процес за отчитане на наличността на персонала.
Служителите трябва да имат възможност да заявят своите желания и предпочитания за работно време и смени. Това осигурява среда за съвместна работа, в която мениджърите знаят предпочитанията на служителите и се гарантира, че всички смени са покрити. Удобно е това да се осъществи онлайн с лесен достъп до електронна програма за работни графици. (Фигура 1.).
-
Уверете се, че графикът е достъпен за служителите.
Препоръчително е да направите графиците лесно достъпни. Членовете на персонала, които имат лесен достъп до своите графици, са по-малко склонни да не изпълняват графика, отколкото останалите. Мениджърите трябва да гарантират, че графиците са на разположение винаги.
Системите, които контролират графиците за работа на служителите, трябва да включват опция за самообслужване, която позволява на служителите да виждат електронни данни. Това елиминира възможността за погрешно поставяне или загуба на печатни копия.
-
Конфигурирайте системата, за да изчислява автоматично работните часове и заплати.
Една удобна характеристика на софтуера за управление на графици на служителите е способността да се изчислява работното време. Грешките при изчисляване на заплати вече не са проблем. Системата има предварително дефинирани формули, които се интегрират със софтуер за обработка на заплати.
-
Планирайте най-добрия график и предотвратете грешките.
Проектирането на графици за работа на служителите е добро решение. Мениджърите обаче трябва да включат план Б дори и за перфектно проектирания график. Служител може да има извънредна ситуация или да избере да не се появи. Системите за планиране трябва да позволяват извънредни ситуации, когато възникнат изключения.
Мениджърите никога не трябва да подценяват човешкия фактор, където неочакваните събития могат да прекъснат идеално разработения график. Планирането на извънредни ситуации помагат да се гарантира, че смените са покрити, без да се прекъсва производителността.
-
Създайте параметри за персонала, за да управлявате конфликтите.
Софтуерът за график и управление на работната сила улеснява управлението на конфликтите с наличността на служителите. Това е от решаващо значение, когато отдела е изправен пред краен срок. Данните и отчетите в реално време помагат на мениджърите да вземат по-бързи решения.
-
Намалете извънредния труд и минимизирайте отсъствията с работна програма, която контролира работното време.
Софтуерът за планиране на служителите също така предоставя сигнали на мениджърите. Мениджмънтът бързо реагира на оттеглянето на един служител, като при необходимост преназначава други служители. Продуктивността не страда, защото мениджърите получават предварително уведомление.
Освен това, тази софтуерна система осигурява процеси за справяне с прекомерно отсъствие. Докладите за време са налице за преглед, заедно с политиките за присъствие. Постоянният достъп до системата и възможност за проследяване на посещаемостта спомага за намаляването на неоснователни отсъствия и по-малко персонал на смяна.
-
Интегрирайте системата за работен график с ТРЗ софтуер.
С напълно интегрирана система, действителното часово време от електронна система се осигурява директно до ТРЗ софтуера за навременна обработка на заплатите.
Разберете: Как програма за изготвяне на графици може да бъде интегрирана с ТРЗ софтуери?
-
Управлявайте служителите от разстояние
Друга полезна полза от софтуера за управление на графика е модулът за отдалечени работници. Те могат да управляват своето време и обслужване от всяко място с мобилна версия, която отразява мрежовия софтуер.