Как да създавате и управлявате работни списъци на служителите?

Photo: Pixabay.com
Author: geocon.bg

Вашият HR отдел има ли ефективен начин за администриране на данните на служителите?

Процес по администриране на данните на служителите:

1. Търсене, подбор на професионални кадри и назначаването им;
2. Съставяне на списъци със служители за работа;
3. Планиране на смени и съставяне на графици, спрямо изискванията на компанията и законосъобразни спрямо трудовите норми на страната;
4. Водене на справки за пристигнали и закъснели служители, отсъствия/ видове отпуск;
5. Подготовка на файлове с информация за изпращане към ТРЗ софтуери за обработка на заплати;
6. Измерване на резултати, до колко всеки служител изпълнява задълженията си;
7. Други ключови дейности.

Вижте още: Ролята на HR-а при планирането на персонала

Администрирането на данни за служителите е дълъг процес, който отнема много време за ръчното му управление и струва разходи на компанията.
Създаването на работни списъци ще послужи при съставянето на графици на персонала. Още преди планиране на смените на служителите е необходимо да се въведат персонални данни за всеки един от тях.

Персонална информация за всеки служител, която ще послужи при съставянето на графици:

• Име на служителя;
• Образователна степен;
• Квалификация;
• Сертификати;
• Тип на работното време;
• Дата на назначаване;
• Др. допълнителна информация.

Графика 1. Персонални данни за служител, въведени в GeoCon PlanExpert в медицинско отделение

На графика 1. е представена персонална информация за служител в медицинско отделение чрез софтуер за графици.
Съхраняването на информация за всеки служител и съставянето на списъци в програмата ще послужи на HR отдела да съхранява цялата информация за всеки от тях и по-лесното изработване на графици спрямо квалификации и образователна степен.
Електронната програма за изработване на графици и отчитане на работното време оптимизира административният процес по управление на човешкия ресурс, като лесно съхранява всяка необходима информация за планиране на точният брой персонал при работа на смени, така че да се избегне недостиг или излишък на персонал за смяна или повече, отколкото е нужно.

Графика 2. Изисквания за персонал на смени в първо отделение на медицински център

Важно е графиците на служители да бъдат съставяни спрямо изисквания за тип смени, продължителност на смените при сумирано изчисляване, както и нужният брой персонал за смяна (минимален и максимален брой хора за смяна).

Ползи от използването на софтуер за графици при управлението на работни списъци:

• съхранява голям обем от персонална информация и история на персонала;
• минимизира допускане на грешки при администриране на данните на персонала;
• по-лесно планиране на персонал за смени;
• предотвратява нарушение на трудовото законодателство като сигнализира за тях;
• оптимизира разходите за труд.

С помощта на софтуер за графици ще можете лесно да управлявате работните списъци на персонала и да имате покритие на всички смени.

Свържете се с нас, за да ви демонстрираме функционалностите на софтуера спрямо вашите нужди и специфики на организацията.

Изпратете запитване

Вижте още: Бързи стъпки в правенето на графици с GeoCon PlanExpert