4 съвета за управление на времето, за повишаване на производителността и подобряване на организационните умения

Author: geocon.bg

Едно денонощие е с продължителност 24 часа, а времето все не стига. Как да направите така, че то да запълва максимално остатъците от деня ви и да успявате на време със задачите си?
В края на материала ще ви предложим упражнение, с което ще можете сами да управлявате времето си, така че да постигате професионален и личен баланс.

Преди да ви представим съветите за управлението на времето и как да ги използвате максимално за да подобрите организационните си умения, ще проследим какво се случва през денонощието на един възрастен човек:
• Сън
• Хранене
• Транспорт
• Работа
• Семейство
• Приятели
• Лично време за себе си
• Спорт, четене на книга и т.н.

4 съвета за управление на времето:

1. Планирaйте/изготвяйте списък със задачи

Първият съвет е да подготвите своя работен списък за следващия ден през деня или вечерта. Най-ефективният начин е да планирате задълженията си в седмичния график или в т. нар. екшън план.
Ако решите да планирате деня си от предишната вечер, вашето подсъзнание се настройва да работи по плановете и целите ви, докато сте заспали. Много често ще ви се случи да се събудите сутрин с идеи и прозрения, които се отнасят до работата ви за деня.
Основното предимство на подготовката на дневния списък от предишната вечер е, че това упражнение ви позволява да спите по-спокойно. Основна причина за безсънието е, да се опитвате да не забравяте работните задачи и да запомните всичко, което трябва да направите на следващия ден.
След като напишете всичко, което трябва да направите в списъка си, той изчиства ума ви и ви позволява да заспите дълбоко. Това ще ви помогне да увеличите производителността си през следващия работен ден.
Планирането и разпределението на времето за свършване на седмичните задачи спомага за намаляване на стреса и освобождава енергия. Самият акт на използване на организационните ви умения за планиране на деня, седмицата и месеца ви дава по-голямо чувство на контрол и ще ви помогне да увеличите производителността през целия си ден. Това повишава чувството ви на отговорност.
Приоритизирайте задачите си на спешни и такива, които търпят отлагане, както и срока за изпълнението им.

2. Дайте старт на деня си рано

За да увеличите производителността, започнете деня си рано. Колкото повече време отделяте, за да седнете, мислите и планирате, толкова по-добре ще бъдете във всяка област на живота си.

Известно е, че повечето успешни хора се събуждат в 5:00 ч. или 5:30 ч., за да могат да имат достатъчно време, за да мислят и планират за идния ден. В резултат на това те винаги са по-ефективни от тези, които спят до последния възможен момент. Понякога писател, художник или артист може да открие, че главното време за творене е в ранните часове на сутринта
Няколко минути сутрин в размисъл, преди да започнете каквото и да било начинание, може да ви спести много часове, изпълнявайки задачата. Когато ставате рано и планирате деня си предварително, вие сте склонни да бъдете по-спокойни, ясни и креативни през целия ден.

3. Развийте организационни умения

Започнете да подобряввате или развивате организационните си умения, както на работното място така и извън него. До 30% от работното време днес се изразходва за търсене на неправилно поставени предмети и файлове. Това са неща, които са загубени, защото не са поставени правилно. Това звучи ли ви познато? Така прекарвате ценното си време в търсене на неправилно поставени материали, защото не сте намерили подходящия метод на подредба.
Работата в разхвърляна, неорганизирана среда може да ви разстрои психологически. Компютърът може да бъде също толкова неорганизиран като бюрото. Ако имате повече от две програми или отворени табове в браузъра ви наведнъж, вероятността да допуснете грешки е огромна.
Най-добрата и най-проста от всички техники за подредба е азбучната система. Във връзка с файловата система трябва да имате основен списък или запис на всичките си файлове на едно място. Този главен списък ви дава заглавието на всеки файл и ви казва къде се намира файлът.

4. Игнорирайте нещата, които ви разсейват

Независимо на каква позиция или работно време работите, винаги ще има излишен шум, който да ви разсейва. Първият изграден навик на хората, работещи в офис е да проверяват имейлите си в началото, по няколко пъти на ден и в края на работния ден още веднъж. От друга страна тези от вас, които се занимават с имейл маркетинг често изпращат бюлетини, промоции, и т.н. до клиентите си. Достатъчно е да планирате време за четене на имейли, а не често да проверявате пощенската си кутия, което ще ви коства минути, а понякога и часове.
Втора по важност причина за разсейване на работното място, а и извън него е използването на някои от най-популярните социални медии като Facebook, Instagram, LinkedIn. Често у вас напира любопитството да надникнете за някоя новина или клюка. Колкото по-малко време им отделяте през работно време, толкова по-продуктивни ще бъдете. Фокусирайте се върху изпълнението на задачите си без да обръщате внимание на въпроси от колегите ви, които са извън контекста на професионалните ви задължения. Това ще ви спести още допълнително време.

Упражнение, с което можете да започнете стъпка по стъпка да управлявате сами времето си: вземете лист хартия, избройте всички дейности от деня ви и в продължение на една седмица започнете да записвате всяка една от тях и колко време отделяте за нея. След това ги разгледайте и обърнете внимание за кои от тях губите излишно време и за кои не ви достига. Това, което можете да направите е да минимизирате времето за незначителни дейности (например социални мрежи) и да се концентрирате върху по-важните за вас занимания.