Как да контролираме отсъствията на работното място?
Photo: geocon.bg
Author: geocon.bg
Често чуваме служителите да се оправдават за отсъствията си от работа, когато те са неоснователни, като закъсненията, но те могат да имат наказателни последствия за някои от тях.
За тази цел всяка компания трябва да има политика за отсъствията, особено, ако често се злоупотребява, като например, по едно и също време служители си пуснат отпуск, когато натовареността е най-голяма, закъсняват или си тръгват по-рано от работа всеки ден
Съгласно закона в чл. 187, ал. 1от КТ като нарушение на трудовата дисциплина се смята закъснение, преждевременно напускане на работа, неявяване на работа или неуплътняване на работното време.
На всички нас ни се е случвало поне веднъж в годината да звъннем на работодателя си и да му кажем, че ще закъснеем, поради различни причини или сме болни сме, но някои от най-честите оправдания за отсъствия от работа са:
-
имаше трафик;
-
успах се;
-
трябваше да закарам детето на детска градина;
-
не се чувствам добре (ще отида на личен лекар).
Служителите, които решите да наемете могат да повлияят на успеха на Вашия бизнес, ако не спазват работен етикет и крадат от работното време.
Стъпки за справяне със служител, който винаги закъснява:
-
самостоятелна политика за отсъствията, която да включва:
-
подробности за работното време, смяната, почивките;
-
последици от чести закъснения на служителите;
-
процедура за отчитане на закъсненията – ако служителите знаят, че ще закъснеят, на кого трябва да докладват това?
-
подробности за начина, по който ще се проследява и записва работното време – използвате пропускна система или тетрадка, в която всеки служител да се записва;
-
ако е приложимо, дайте подробности за начина, по който служителите могат да компенсират времето, което са загубили от закъснението си;
-
Коментирайте относно потенциалните дисциплинарни мерки, които биха могли да бъдат предприети за продължително забавяне.
Начини за контролиране на отсъствията на работното място:
Първият класически начин да се проследи присъствието/отсъствието на служител е ръчно чрез записване на отсъствия, закъснения и продължителност на ползваните почивки.
По-удобният и съвременен начин е чрез електронна система за контрол на достъпа, чрез която лесно и бързо да се установи дали някой служител е закъснял, не се е явил на работа, поради основателни причини или в отпуск по болест, майчинство, платен или неплатен отпуск.
Интегрирането на пропускна система с програма за отчитане на работното време ще помогне на HR-рът или друго отговорно лице (ТРЗ) в компанията Ви, да изважда справки, като получената информация от системата се подаде като справка в края на периода/месеца към конкретната програма за отчитане на работното време и се изчислят част от надбавките към заплатите на служителите.
Фигура 1. Изпращане на данни от система за контрол на достъпа към GeoCon PlanExpert
Един пример за това как да се проследи работното време на служителите или да се генерират молби за отпуск, да се извади график за планираните отпуски на служители, може да се осъществи в специализирана система за самообслужване на служителите – Employee Self-Service Software (ESS).
Фигура 2. Изглед с план на отпуските на служител за 2018 г. В Web Client на GeoCon PlanExpert
Чрез подобна система за самообслужване на служителите, ще имате възможност автоматично да проследявате персонални желания за отсъствия на служителите, работното време, индивидуален график, възможност да се видят нанесени корекции от служител или отговорник смяна.
Електронното управление на различни събития/ отсъствия в компанията Ви ще спести време, ресурси и ще повиши отговорността на всеки един служител, минимизирайки отсъствията без основателна причина.
Прочетете още: Защо компанията Ви се нуждае от система за контрол на достъпа и отчитане на работното време?