Най-добрите практики за планиране на служители при СИРВ

Photo: Pexels.com
Author: geocon.bg

Планирането на персонала не е лесна задача. За повечето организации графикът е основен проблем, тъй като отнема прекомерно много време на планиращият да го състави спрямо изискванията на компанията и трудовото законодателство.

Ето и няколко добри практики за планиране на персонала:

• Проверете списъка със служители

Преди да започнете да планирате графика и периода на сумирано изчисляване на работното време, уверете се, че разполагате с работни списъци на служителите за следващият един месец. Много компании използват Excel за съставяне на работни списъци и графици, но с него лесно могат да бъдат допуснати грешки при планирането на смените.

Вижте: GeoCon PlanExpert VS. Excel при сменен режим

• Съставете график, отговарящ на изискванията на персонала

Още преди да бъде съставен графика на персонала е добре да го съобразите с техните персонални желания за работно време и смени. При съгласуваност на графика с работниците ще си осигурите по-добро покритие на смените и спазване на работното време.

Фигура 1. План-график на смени на предприятие за април 2019 г.

На фигура 1. е представен график с желания за смени на персонал на производствено предприятие.

Нормата за месец април 2019, която трябва да бъде изработена е 160,00 часа. В нашият пример имаме производствено предприятие, в което се работи на смени и начина на изчисляване на работното време е сумирано, което означава понякога 12-часов дневен или нощен труд, извънреден труд и работа по график на официален празник.

Софтуерът за графици може да изчислява работните часове на служителите.
С помощта на специализираният софтуер може да се изчислят работните часове на служителите (салдото) и да се минимизира извънредният труд.

• Спазвайте изискванията при работа на смени

При СИРВ често се допускат нарушения на трудовото законодателство, което води до последващи санкции от ГИТ. За тази цел, след изработването на графика, трябва да бъде проверен за грешки и да бъдат отстранени. Когато този процес е изцяло ръчен, ще отнема твърде много време на планиращият да провери всяка смяна и служител и дали се спазени всички правила при работа на смени, затова този процес може да бъде автоматизиран.

GeoCon PlanExpert е интегриран с актуалните правила при СИРВ, някои от които са:

• превишен максималният брой часове за дневна и нощна смяна – 12 часа;
• надвишен максималният брой седмични часове (общо 56 часа);
• повече дежурства от допустимите за един месец (100 на брой);
• останалите правила при СИРВ тук.

Софтуерът има вградена функция, с която ще визуализира грешките в графика и дава възможността да бъде видян типа нарушение като го маркира.

• Използвайте система за самообслужване на служителите (Employee Self-Service)

Employee Self-Service е автоматизирана система, която дава достъп на служителите сами да администрират личните си данни и спестява време и ресурси на HR oтдела.

Вижте: Бъдещето на Employee Self-Service

Някои от ползите на системите за самообслужване на служителите са:

• отдалечен достъп;
• удобен интерфейс;
• самостоятелно пускане на молби за отпуск от служителите (потвърждение и одобрение от ръководството), нанасяне на смени в графика, проверка на салдото, проследяване на събития и други полезни заявки;

Запознайте се с новия дизайн и функционалности на ESS в GeoConPlanExpert

Изпратете запитване

Използвайте система за контрол на достъпа
Ефективният начин чрез който можете да проследите отсъствията на служителите е чрез пропускна система. Системите за контрол на достъпа ще заменят класическият вариант на ръчното вписване на различни събития. Чрез пропускната система, наблюдаващият може по-лесно да установи кой служител е закъснял или кой не се е явил на работа.

Системите за контрол на достъпа са интегрирани с Employee self-service към софтуерът за графици и се визуализират постъпилите събития от чип системата. На фигура 2. е визуализиран изглед с постъпили събития на служител за един работен ден (кога е пристигнал на работното място, кога е ползвана почивка и кога си е тръгнал от работното място).

Фигура 2. Постъпили събития от чип система в Web Client

Вижте: Защо компанията ви се нуждае от система за контрол на достъпа?

Ефективното планиране на персонала е в основата на удовлетвореността на служителите и води до по-висока производителност, по-нисък оборот и подобрена лоялност на персонала.

Използвайте тези практики, за да улесните процеса при управлeние на служителите.