Най-добрите съвети за управление на работното време
Photo: Pixabay.com
Author: geocon.bg
Едно от най-ценните умения, които всеки трябва да усвои е умението сами да управлявате времето си. В корпоративната среда управлението на времето ще ви помогне по-лесно да постигате целите си.
Time Management е начинът, по който се използва времето, за да се увеличи максимално производителността за постигането на определени дългосрочни цели
Кои са най-добрите съвети за управление на работното време?
- Създайте си дневен план
Това може да е вашият daily plan със задачи за деня или най-важното, което трябва да свършите през дните от работната седмица. Можете да вместите всички задачи и срещи в календар, като за тази цел може да стартирате Google Calendar или друго безплатно приложение.
- Приоритизирайте целите си
Умението да приоритизирате целите спестява време и ви прави по-продуктивни.
В този ред на мисли, съществува една система, която може да разреши проблема с класифициране на основните дейности. Матрицата за приоритизиране на задачи и отговорности, разработена от Стивън Р. Кови се състои от 4 квадранта, като по хоризонтала те се делят на “Важно” и “Неважно”, а по вертикала на “Спешно” и “Неспешно”.
-
Спешни и важни задачи – това могат да бъдат извънредни ситуации, проекти с наближаващ изтичащ срок, възникнали казуси с висок приоритет;
-
Неспешни и важни задачи – например това може да е всеки процес на планиране и подготовка;
-
Спешни и неважни неща – телефонни разговори, имейли, обичайни дейности;
Тук е важно да отбележим, че умението да казвате „НЕ“ на на неща, които не са ваша отговорност.
-
Неспешни и неважни неща – задачи с нисък приоритет, дългосрочни, незначителни разговори с колеги и други.
Прочетете повече за матрицата тук.
- Дневни паузи между задачите
Всяка работна среда се нуждае от почивки между задачите. Факт е, че 5-10 мин. почивка между задачите ще се отрази добре на продуктивността ви и това да завършвате работния си план на време. Физиологичните почивки за всяка организация се установяват в правилника за вътрешен трудов ред и те са с различна продължителност.
С приложението Pomodoro, на работното място ще управлявате по-добре времето си, като го отчитате на интервали от 25 мин и паузи след всяко помодоро (25-минутна работа).
За някои длъжности с тежък физически труд и работа на компютър се полагат със задължителни почивки и са установени в нормативните уредби на страната.
Научете повече за: Физиологични почивки на работното място.
*Физиологичните почивки не се включват в графика на служителите.
- Използвайте софтуер за планиране и отчитане на работното време
Когато говорим за управление на работното време, трябва да вземем предвид работния график на служителите. С програмния продукт за графици ще можем да съставим графици за един, няколко месеца или година. Можем да зададем сумиран период на отчитане и да изчисляваме салдото на служителите.
Разберете защо да използвате програмен продукт за планиране на графици?
- Използвайте система за контрол на достъпа
Кръшкането от работа или така нар. неоснователни отсъствия са проблем в много компании. Ако сте отговорни за управлението на работното време в компанията, то най-добре знаете, че е трудно да проследите дали някой от служителите отсъства от работното място и дали спазва регламентираните почивки без автоматизиран начин. За да избегнете кражба на работното време е добре да си служите със система за контрол на достъпа.
С нея ще можете да извършвате:
-дистанционен контрол – подходящо за отдалечени работници;
-регистрирате събития в реално време;
-да съхранявате постъпилата информация в системата;
-ежедневно да управлявате и контролирате отсъствията на служителите;
-да експортирате данни.
- Намалете извънредният труд
Понякога, поради производствени причини в предприятието, може да се наложи полагане на извънреден труд. Въвеждането му става чрез издаване на заповед от работодателя или упълномощено от него лице.
При сумарно работно време извънредният труд се заплаща с 50 на сто в края на периода.
Вижте още: Как да насърчите присъствията на служителите на работното място?