4 практики при планирането на служители, които всеки HR трябва да знае

Photo: Pexels.com
Author: geocon.bg

HR мениджърите могат да прекарат голяма част от времето си в създаване на списъци за служителите и работни графици.

Колкото повече време експертите по човешки ресурси отделят за планирането на служителите, толкова по-малко време им остава за останалите роли.

4 практики при планирането на служители

1. Равномерно разпределяне на работните смени
Планирането на служителите представлява процес на преценка кои служители ще работят и кога компанията ще се нуждае от работа на пълно/непълно работно време и как ще се отчита то – сумирано или подневно.
На пръв поглед, планирането на персонала изглежда лесен процес, но на практика може да е сложен. Защо е така? Може да има членове на персонала, които не могат да работят в определени дни, едни които се нуждаят от почивка поради здравословни или семейни причини и други, които искат да работят в определени часове. Извънредните отсъствия, като отпуск по болест или неявяване на работа, могат бързо да влошат работния процес, ако няма заместник.

В такъв случай, е добре да има политика, в която служителите да са длъжни да уведомят предварително своите ръководители и мениджъри за типа отсъствие и причината за него.

Ръководството и HR-те също трябва да предложат най-оптималният вариант за разпределение на смените в различните сезони, натовареност от деня спрямо типа бизнес. В случаите, в които е налице извънреден труд, той трябва да бъде заплатен с 50 на сто при сменен режим на работа в края на отчетният период.

Прочетете повече тук.

Компанията също така може да предложи допълнителна компенсация на служителите за over time.

2. Предварително информиране на персонала за графика
Предварително създадените графици няма да бъдат полезни, освен ако всеки няма достъп до тях дистанционно. Всеки служител трябва да има достъп до своя график, както и възможност да извършва промени, които след това да бъдат одобрени или отхвърлени от HR-а и ръководството.

3. Използване на инструмент за планиране
Използването на инструмент за планиране на персонала ще улесни създаването на графиците на служителите, в които да бъдат проследявани всички заявки за обучение, платен годишен отпуск, болнични и други желания за отсъствия. Използването на инструмент или софтуер за планиране автоматично ще изчисли отработените часове на служителите и ще помогне за лесната обработка на заплатите.

4. Автоматично съхранение и управление на информация
На база актуализирана информация за персонала, могат да бъдат вземи решения за планиране и проследяване на наличността им. Съхранението на информацията позволява лесно да се открият служители за запълване на смени въз основа на наличност, длъжност, умения,ограничения за работния час, стаж и други критерии.

Планирането може да играе голяма роля за успех на един HR мениджър. Способността му да използва качествата на служителите по възможно най-добрия начин в рамките на работното време, може да намали разходите за компанията.

Вижте още: Кои са последиците от лошото планиране на работното време?